Tue. Nov 29th, 2022

Der Prozess der Gehaltszahlungen ist unumgänglich und sehr wichtig. Jedoch kann er sehr sehr zeitintensiv sein, wenn man geringere Erfahrungen mit dem Thema payrolling hat. Durch eine Optimierung des Prozesses kann dieser Zeitaufwand minimiert werden, sodass die wieder entstandene Zeit für andere wichtige Aufgaben genutzt werden kann. Und es kann sichergestellt werden, dass keine wichtigen Aspekte bei der Gehaltsabrechnung vergessen werden. Im Folgenden werden Tipps aufgelistet, um besser und effizienter arbeiten zu können.

Tipp 1: Erstelle eine Checkliste für das Payrolling

Wer eine Checkliste für die Lohnverwaltung zur Vorgehensweise bei den Gehaltsabrechnungen erarbeitet, kann sich in Zukunft sehr viel Zeit ersparen. Denn so muss nicht bei jeder Gehaltszahlung neu überlegt werden, sondern die Checkliste kann Schritt für Schritt erneut abgearbeitet werden. So werden Fehler und eventuelle Schwierigkeiten mit Änderungen vermieden. Du musst nur einmal in die Erstellung der Checkliste investieren, aber in Zukunft wird dabei sehr viel Zeit und Ärgernis erspart. Für gewisse Sondersituationen ist es eventuell sinnvoll, separate Checklisten zu erstellen, z.B. für wenn du den Job wechselst, oder sich etwas gravierendes ändert.

Tipp 2: Nutzung eines Online-Systems

Ein weiterer, unterstützender Aspekt in der Optimierung des payroll-Prozesses ist die Nutzung eines Online-Systems (wie bspw. Shiftbase). Hierbei wird unnötiger Papierkram vermieden, und es können alle wichtigen Daten gesammelt an einem Ort registriert und aufgelistet werden. Dadurch wird die Zeit- und Urlaubserfassung für die Gehaltszahlungen sehr erleichtert. Vielleicht können manche Prozesse komplett automatisiert werden,sodass du dafür garkeine Zeit mehr zum Kontrollieren investieren musst.

Tipp 3: Verknüpfe alle Systeme

Um zu verhindern, dass du bestimmte Daten immer manuell nachtragen musst, muss sichergestellt werden, dass beispielsweise das Online-System (wie Shiftbase) zur Zeiterfassung mit der Gehaltsabrechnungssoftware verknüpft ist. Dadurch können wieder Zeit und Fehler beim payrolling erspart werden. Jetzt musst du nur am Ende überprüfen, ob alle Daten ihre Richtigkeit haben, bevor du die monatliche Gehaltsabrechnung fertigstellst.

Tipp 4: über Neuerungen informiert bleiben

Halte dich über wichtige Änderungen bezüglich der Gehaltsabrechnungen stets informiert. Beispielsweise Veränderungen bei den Steuersätzen, oder Prämien die ausgezahlt werden müssen. Wenn du auf dem Laufenden bleibst, kannst du solche Änderungen direkt in dem von dir genutzten Online-System anpassen, wodurch du im Nachhinein den anfallenden Korrekturen entgegenwirken kannst. Somit ersparst du dir schon wieder Zeit und auch enorme Kosten, die durch anfallende Korrekturen entstehen können.

Tipp 5: Eine externe Firma beauftragen

Wenn der ganze Prozess vom payrolling für dich immer noch zu viel Zeit in Anspruch nimmt, kannst du in Erwägung ziehen, das Ganze an eine Externe Firma abzugeben. So kannst du deine ganze Zeit in geschäftliche Aktivitäten investieren, und kannst dir sicher sein, dass sich um die Gehaltszahlungen pünktlich und korrekt gekümmert wird.

Im Endeffekt kann dir die Optimierung der Gehaltszahlungen eine Menge Vorteile bringen. Zeitersparnis, sodass du deine Prioritäten anders legen kannst, und Fehler werden minimiert, welche im Nachhinein noch mehr Zeit und Kosten in Anspruch nehmen können. Wenn du gerne die ganzen Tipps zu Rate nehmen möchtest, kannst du heute damit beginnen und das Online-System “Shiftbase” kostenlos ausprobieren, ob es dir vielleicht eine Hilfe sein kann. Hier gelangst du zu einer kostenlosen und unverbindlichen Probezeit!

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